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„Du bist also virtuelle Assistentin. … [lange Pause] … Was ist denn das?“ Seit ich mich 2017 selbstständig gemacht habe, bekomme ich diese Frage gestellt. Wenn dich das Thema also auch interessiert, dann bist du hier genau richtig. In diesem Artikel beantworte ich die Frage: Was ist eine virtuelle Assistentin und wann macht es Sinn eine zu engagieren?

Wenn ich meinen Schreibtisch und dieses wahnsinnig spannende Internet mal verlasse (Ja, ich tue manchmal verrückte Dinge!), dann treffe ich da draußen ganz viele Menschen, die mit meiner derzeitigen Arbeit nichts anzufangen wissen und eher an Amazons Alexa und künstliche Intelligenz denken. Aber sie finden meinen Job äußerst spannend, wenn sie sich mit mir darüber unterhalten.

Für diese und andere Fragen rund um meine Arbeit als virtuelle Assistentin und das Thema virtuelle Assistenz im Allgemeinen gibt es ab heute dieses Blog. Aber nun genug der langen Vorrede. Los geht’s!



Was ist eine virtuelle Assistentin? – Eine kurze Erklärung

Was macht eine virtuelle Assistentin
© Depositphotos/kentoh

Nach meinen Recherchen ist die Bezeichnung virtuelle Assistentin nicht geschützt und darf daher von jedem verwendet werden. Timothy Ferris hat mit seinem Buch „Die 4-Stunden-Woche“ diesen Berufsstand weltweit bekannt gemacht. Die Bandbreite der angebotenen Dienstleistungen ist riesig. Das sorgt allerdings auch für Verwirrung.

Eine virtuelle Assistenz ist nicht nur die Online-Sekretärin, die Mails beantwortet oder Telefonate annimmt. Es gibt auch ganz viele VA (das ist die allgemeine Abkürzung für virtuelle Assistenz oder virtuelle Assistentin) in den Bereichen Grafik, Social Media, Website-Betreuung und ganz vielen anderen Tätigkeitsfeldern. Viele meiner Kolleginnen und Kollegen sind sehr gut qualifiziert, äußerst motiviert und professionell in ihrer Arbeit.

Alle diese Tätigkeiten lassen sich in einer Formel zusammenfassen:

virtuelle Assistenz = virtuell + Assistenz

Und nach jeder kryptischen Formel gabs bei meiner Mathelehrerin (Die war toll, auch wenn ich bis heute kein Mathe-Genie bin!) dann die Erklärung. Die gibt’s bei „meiner“ Formel natürlich auch:

  • VIRTUELL heißt, eine VA arbeitet nicht bei dir vor Ort. Sie ist nicht persönlich anwesend, sitzt also nicht mit dir in deinem Büro und du brauchst ihr keinen Arbeitsplatz zur Verfügung stellen.
  • ASSISTENZ bedeutet, dass du immer noch der CEO deines Unternehmens bist und die VA dir Aufgaben abnimmt, die du nicht gern machst, die du vielleicht auch nicht kannst, die dich von deinem Kerngeschäft abhalten und/oder auf die du schlicht und ergreifend keinen Bock hast.


Wann macht eine virtuelle Assistenz Sinn?

Was macht eine virtuelle Assistentin
© Depositphotos/alphaspirit

Immer. Punkt. Ende des Artikels.

Ach nein, Quatsch. So kann ich keinen ersten Blogartikel zum Ende kommen lassen. Grundsätzlich stimmt die Aussage aber. Sobald du das Budget dafür hast, solltest du Aufgaben outsourcen. Es gibt keinen Grund zu warten, bis dir die Aufgaben über den Kopf wachsen oder dein Business eine bestimmte Größe hat oder du eine Vollzeitkraft beschäftigen kannst.

Ein großer Pluspunkt für die virtuelle Assistenz ist, dass die meisten meiner Kolleginnen und Kollegen selbstständig sind und minutengenau ihre Arbeitszeit abrechnen. Das heißt für dich als Kunden, dass du auch kleinere Aufgaben abgeben kannst und du immer volle Kostenkontrolle hast. Da gibt es (fast) kein Risiko.

Im Idealfall hast du als Kunde einer virtuellen Assistenz ein äußerst qualifiziertes und motiviertes Teammitglied, dass deinem Geschäft zu neuer Blüte verhilft – egal ob ihr langfristig oder projektbezogen zusammenarbeitet. Es gibt in deinem Business dann eine Person,

  • die dir Aufgaben abnimmt und so den Rücken freihält,
  • die ihre Erfahrung und Ideen aus einer Vielzahl anderer Projekte einbringt und
  • die du um Rat fragen kannst, wenn du das möchtest.

In dem Moment, wo du mehr Zeit hast für dein Kerngeschäft, kannst du viel produktiver sein, mehr Aufträge generieren und bearbeiten. Da ist jemand, der mit dir deine To-Do-Liste abarbeitet. Du musst nicht mehr alles ganz allein schaffen und ziehst quasi Siebenmeilenstiefel an. Und man denke nur an den Begriff Work-Life-Balance. Ein Träumchen.



Was brauche ich, um mit einer virtuellen Assistentin zusammenzuarbeiten?

© Depositphotos/AllaSerebrina

Für die Zusammenarbeit mit einer virtuellen Assistentin sind auch nur ganz wenige Voraussetzungen zu erfüllen:

  1. Du brauchst Internet, um euch auszutauschen und gemeinsam an Unterlagen sowie Projekten zu arbeiten. Im Bereich der Fertigung von Produkten wird es mit einer virtuellen Assistentin schwierig werden, weil die Person ja dann bei dir vor Ort ein Produkt herstellen muss. Aber alles, was über das Internet gemacht werden kann, kannst du an eine VA abgeben.
  2. Außerdem solltest du dich und dein Business digital organisieren. Wenn du alles offline machst, dann bleiben wichtige Informationen auf der Strecke oder Arbeit muss doppelt gemacht werden. Ich kann als virtuelle Assistentin nicht in deinen Schrank oder auf deinen Schreibtisch schauen.

Allein mit diesen zwei Basics kommst du sehr weit. Und alles andere findet sich und wird bei längerer Zusammenarbeit zusammenwachsen und gemeinsam wachsen. Wichtig sind daneben nur regelmäßige Kommunikation, gegenseitiges Vertrauen und Interesse am gemeinsamen Weiterkommen.

Ich biete meinen Neukunden ein kostenloses Erstgespräch und eine Gratisstunde, damit sie mich als virtuelle Assistentin und Person besser kennenlernen können. Es macht auch das Eingrooven auf gemeinsame Projekte leichter. Am Anfang gibt es oft Fragen und Erklärungen sind nötig. So kann man sich in Ruhe abstimmen und Druck sowie Stress werden aus der gemeinsamen Startphase genommen.

Konnte ich dir die virtuelle Assistenz schmackhaft machen? Lass mich gerne in den Kommentaren wissen, welchen Aufgabenbereich du gern abgeben würdest.